Der Kreis Paderborn sagt dem Papier Adieu

Selbst große Baupläne scannt Frederik Heske (links) ohne Probleme, hier mit Landrat Manfred Müller und dem Leiter der Post- und Scanstelle des Kreises Michael Richardt (rechts). Foto: Kreis Paderborn/ Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Meike Delang

Eingehenden Schriftstücke werden ab jetzt gescannt – Beitrag zum Klimaschutz

Kreis Paderborn(krpb). Rund 750 Briefe schreiben Bürgerinnen und Bürger dem Kreis Paderborn – pro Tag! Sie strömen in allen Größen und Formen: Vom Ein-Zeiler bis zu dicken Paketen, von überdimensionierten technische Plänen bis zur handgeschrieben Postkarte. Bisher wurde der Berg an Schriftstücken händisch auf die 28 Ämter und Stabstellen verteilt und dort bearbeitet. Doch diese Zeiten gehen jetzt zu Ende: Der Sachbearbeiter bekommt seine Post nur noch digital direkt auf den Computer zugestellt. Dafür sorgen drei große Scanner, die alle eingehenden Schriftstücke scannen.

„Wir wollen die digitale Entwicklung voran treiben. Die Scanstelle ist ein wichtiger Schritt dahin“. Da es bisher kaum Kreisverwaltungen in Deutschland gibt, die bereits so weit in ihrer digitalen Entwicklung sind, muss der Kreis Paderborn viel Neues erarbeiten, ausprobieren und entwickeln. Das weckt auch das Interesse anderer Verwaltungen. „Ich bekomme Anrufe aus ganz Deutschland und der Kreis Norderstedt ist gleich mit fünf Leuten vorbeigekommen, um sich alles genau anzusehen“, erzählt Michael Richardt, Leiter der Post- und Scanstelle des Kreises Paderborn.

Auch die Bürger werden einen Lernprozess bewältigen müssen und ihren Umgang mit Anträgen und Formularen ändern. Denn schon so etwas Winziges wie eine Drahtnadel kann die Kommunikation zwischen Kreis und Bürger stören. „Am liebsten würde ich sämtliche Post mit einem Metall-Detektor durchsuchen“, lacht Richardt, dessen Mitarbeiter jeden Posteingang vor dem Scannen sorgfältig nach Heftnadel durchsuchen und diese entfernen müssen. Sind alle Heftnadeln entfernt, alle großen Pläne mit Barcodes versehen und alle Dokumente in der richtigen Reihenfolge, geht die Post in die Scanstraßen. „Mit dem kleinen Scanner zu Hause hat das nicht viel zu tun“, verdeutlicht Michael Richardt. Der Unterschied liegt nicht nur in der großen Massen an Papier, die die Maschinen schnell und hocheffizient scannen können. Wichtig sind vor allem die Aufgaben im Hintergrund, die sie erledigen und somit dafür sorgen, dass aus einem einfachen Scan-Vorgang ein rechtlich sauberer Akteneintrag entsteht.

„Es wird unter anderem digital genau festgehalten, wer, wann, was und an welcher Maschine gescannt hat“, erklärt Richardt. Außerdem können die Maschinen Formate jeder Art scannen – wichtig zum Beispiel bei Bauanträgen die häufig große Skizzen und Zeichnungen enthalten – und sie Verfügungen über eine Schrifterkennung, sodass die Sachbearbeiter die Angaben weiterverarbeiten können. Gleichzeitig, so Landrat Manfred Müller, sei die Entwicklung zu weniger Papier ein wichtiger Beitrag zum Klima- und Ressourcenschutz. Datenschutz ist auch ein wichtiges Thema beim digitalen Fortschritt. So muss sichergestellt werden, dass keine Unbefugten Zutritt zur Scanstelle haben und die Mitarbeiter müssen strenge Schweigepflichtserklärungen unterschreiben. Diese und einige Vorgaben mehr legt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) fest..

Die digitale Verarbeitung der eingehenden Post ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro. Die Umstellung erfolgt nun nach und nach, Amt für Amt. Anfang nächsten Jahres folgt dann ein Online-Serviceportal, auf dem digital Anträge gestellt und bearbeitet werden können. Dann wird auch der Bürger dem Papier Adieu sagen können.

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